Informatique : quels sont les avantages de l'archivage numérique ?

Depuis le début du 21ème siècle, les outils et les applications numériques sont de plus en plus utilisés. S’ils prennent une place considérable dans notre quotidien, les outils numériques sont également très présents en entreprise. Toutes entreprises disposent d’informations numériques. Pour gérer des documents, les entreprises utilisent souvent des logiciels de capture et de gestion électronique de documents.

Qu’est-ce que l’archivage numérique ?

Bien qu’elles gèrent électroniquement les documents, les entreprises continuent de stocker leurs archives dans une pièce dédiée ou dans les bureaux. Les entreprises pensent que leurs documents sont en sécurité dans leur salle d’archive.

Fellowes Bankers Box Basic Lot de 10 Boîtes archives A4+ 8 cm Blanc/Bleu
Boîte d’archives de taille A4+ avec couvercle pivotant Zone d’étiquetage sur les côtés et sur le dessus pour une identification rapide et facile du contenu Compatible avec les conteneurs de la gamme Basic Fabriqué à partir de carton 100% recyclé certifié FSC
14,93 €
Esselte Eco Lot de 25 Boites archives dos 80 mm Brun
Parfait pour l’archivage de documents transférés à partir d’un classeur Structure solide grâce aux côtés renforcés Assemblage aisé, instructions simples imprimées sur la boîte Taille parfaite pour les étagères d’archivage, la boîte peut être positionnée verticalement ou horizontalement Pour format A4 En carton ondulé 100% recyclé (85% de matière post-consommation inclus), 100% recyclable, certifié FSC Contenu : lot de 25 Boîtes d’archives Esselte Eco, dos : 80 mm, 623916, L x H x P : 80 x 327 x 233 mm, Couleur : Multicolore, Poids : 120 g
15,99 € 23 € -29%

L’archivage numérique consiste à stocker et à conserver les documents de manière électronique, sur un cloud. Elle vise à réduire les stocks d’archives et l’impression de papier. Les documents sont plus sécurisés. En cas de cambriolage, d’inondation ou d’incendie, les papiers ne risquent pas d’être dérobés, détériorés ou détruits.

Une solution d’archivage numérique nécessite plusieurs caractéristiques, qui peuvent décourager les entreprises :

Conversion de fichiers papier en fichiers électroniques (scan et importation)
Indexation et classement des fichiers électroniques
Gestion de la période de rétention et de la mise à disposition des documents
Gestion du coffre-fort numérique (quelles sont les conditions d’accessibilité aux documents ?)

Les avantages de l’archivage numérique

La mise en place de ces processus peut parfois être longue et fastidieuse. Pourtant l’archivage numérique est une dépense payante qui permet d’accélérer le processus de travail.

Tous les documents sont accessibles facilement et par l’ensemble des personnes ayant les accès. L’archivage numérique permet de libérer de la place dans les locaux de l’entreprise.

L’archivage numérique permet également de participer à la préservation de l’environnement, grâce à la réduction de feuilles imprimées.

Avoir un bureau sans papier accélère votre processus de travail, car tous vos documents sont accessibles facilement et sans effort. De plus, le bureau gagne à la fois de l’espace précédemment désigné pour stocker des fichiers et économise de l’argent sur les frais de port. L’archivage numérique de vos documents est également une alternative écologique à l’impression de feuilles de papier sans fin, ce qui aura un impact positif sur votre entreprise dans son ensemble.

Archivage numérique : pouvez-vous vraiment tout numériser ?

Des contrats, aux factures en passant par les bons de commande et de livraison, tous les documents peuvent être facilement archivés. Grâce à une solution de gestion électronique de documents, les papiers peuvent être numérisés puis indexés rapidement, pour éviter de développer des piles de papier sur les bureaux des collaborateurs.

Grâce à l’archivage numérique, les tâches bureaucratiques sont réduites. Les collaborateurs peuvent profiter de temps supplémentaires à consacrer à leur travail.Bas du formulaire

Mise en place du bureau sans papier

Se débarrasser de tout le papier dans une entreprise n’est pas quelque chose qui peut être fait du jour au lendemain. L’achat d’un logiciel de gestion électronique de documents entraîne divers coûts supplémentaires. Si vous prévoyez de faire le changement, vous devez vous assurer que vous disposez des ressources suivantes :

Stockage et capacité du serveur : quel que soit le type de support de stockage que vous choisissez, assurez-vous d’abord de disposer d’un espace de stockage suffisant pour tous vos documents actuels et à venir. Ceux-ci doivent tous être enregistrés dans la base de données d’un serveur local, qui devrait également offrir suffisamment d’espace pour tous les documents
Scanner : il est essentiel que votre scanner dispose d’un spectre de fonctions suffisant. Lors de la sélection de votre périphérique de numérisation, tenez compte des avantages d’un périphérique haute vitesse qui peut produire des images de haute qualité. Il convient également de s’assurer que votre scanner peut gérer différents formats et épaisseurs de papier, si nécessaire

Logiciel de GED (gestion électronique de documents) : il est recommandé d’utiliser un logiciel de GED pour gérer la transition vers l’archivage numérique. Ceux-ci permettent de classer et d’organiser les documents numérisés très rapidement

Si vous suivez ces étapes, vous profiterez bientôt des avantages de l’archivage numérique.

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Boîte à archives Esselte, Solution d’archivage long-terme pour la protection des documents et dossiers A4, Contient jusqu’à 800 feuilles (80g/m²), Idéal pour les musées, archives, bibliothèques et les bureaux Carton ondulé et recyclé robuste pour la protection des documents, Fabriqué à partir de carton ondulé 100% recyclé, 100% recyclable, Certifié FSC Manipulation facile grâce au poids léger, Parfaitement adapté à la plupart des étagères, Rangement horizontal et vertical possible, Étiquettes à l’avant et sur le côté pour une identification rapide du contenu Assemblage facile en quelques secondes, Double rabat de fermeture pour un soutien et une protection supplémentaires du contenu Contenu : 1x Lot de 10 boîtes à archive Standard Esselte, 100 mm, Dimensions (LxHxP): 10 x 35,2 x 25 cm, Matériau(x) : Carton ondulé 100% recyclé, Couleur : Blanc, 20172
19,99 €
Fast Nature Line Caisse à Documents en Carton 52 x 35 x 26 cm + 6 Boîtes Archives Dos 80cm Ecru
Dimensions : Largeur 52cm x Profondeur 35cm x Hauteur 26cm Composition du lot : 1 caisse de rangement en carton6 boîtes archives dos 80mm Carton en Kraft ecru 100 percent recyclé et recyclable. Cette caisse de rangement est capable de supporter une charge maximale d’environ 30Kg Ouverture sur le dessus du carton. Le couvercle est intégrer au container de rangement. Peut être empilable Carton rigide certifié FSC, pour une gestion forestière plus responsable. Boîte d’archivage fabriquée en France
34,96 €

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