Informatique : quels sont les avantages de l'archivage numérique ?

Depuis le début du 21ème siècle, les outils et les applications numériques sont de plus en plus utilisés. S’ils prennent une place considérable dans notre quotidien, les outils numériques sont également très présents en entreprise. Toutes entreprises disposent d’informations numériques. Pour gérer des documents, les entreprises utilisent souvent des logiciels de capture et de gestion électronique de documents.

Qu’est-ce que l’archivage numérique ?

Bien qu’elles gèrent électroniquement les documents, les entreprises continuent de stocker leurs archives dans une pièce dédiée ou dans les bureaux. Les entreprises pensent que leurs documents sont en sécurité dans leur salle d’archive.

L’archivage numérique consiste à stocker et à conserver les documents de manière électronique, sur un cloud. Elle vise à réduire les stocks d’archives et l’impression de papier. Les documents sont plus sécurisés. En cas de cambriolage, d’inondation ou d’incendie, les papiers ne risquent pas d’être dérobés, détériorés ou détruits.

Une solution d’archivage numérique nécessite plusieurs caractéristiques, qui peuvent décourager les entreprises :

• Conversion de fichiers papier en fichiers électroniques (scan et importation)
• Indexation et classement des fichiers électroniques
• Gestion de la période de rétention et de la mise à disposition des documents
• Gestion du coffre-fort numérique (quelles sont les conditions d’accessibilité aux documents ?)

Les avantages de l’archivage numérique

La mise en place de ces processus peut parfois être longue et fastidieuse. Pourtant l’archivage numérique est une dépense payante qui permet d’accélérer le processus de travail.

Tous les documents sont accessibles facilement et par l’ensemble des personnes ayant les accès. L’archivage numérique permet de libérer de la place dans les locaux de l’entreprise.

L’archivage numérique permet également de participer à la préservation de l’environnement, grâce à la réduction de feuilles imprimées.

Avoir un bureau sans papier accélère votre processus de travail, car tous vos documents sont accessibles facilement et sans effort. De plus, le bureau gagne à la fois de l’espace précédemment désigné pour stocker des fichiers et économise de l’argent sur les frais de port. L’archivage numérique de vos documents est également une alternative écologique à l’impression de feuilles de papier sans fin, ce qui aura un impact positif sur votre entreprise dans son ensemble.

Archivage numérique : pouvez-vous vraiment tout numériser ?

Des contrats, aux factures en passant par les bons de commande et de livraison, tous les documents peuvent être facilement archivés. Grâce à une solution de gestion électronique de documents, les papiers peuvent être numérisés puis indexés rapidement, pour éviter de développer des piles de papier sur les bureaux des collaborateurs.

Grâce à l’archivage numérique, les tâches bureaucratiques sont réduites. Les collaborateurs peuvent profiter de temps supplémentaires à consacrer à leur travail.Bas du formulaire

Mise en place du bureau sans papier

Se débarrasser de tout le papier dans une entreprise n’est pas quelque chose qui peut être fait du jour au lendemain. L’achat d’un logiciel de gestion électronique de documents entraîne divers coûts supplémentaires. Si vous prévoyez de faire le changement, vous devez vous assurer que vous disposez des ressources suivantes :

• Stockage et capacité du serveur : quel que soit le type de support de stockage que vous choisissez, assurez-vous d’abord de disposer d’un espace de stockage suffisant pour tous vos documents actuels et à venir. Ceux-ci doivent tous être enregistrés dans la base de données d’un serveur local, qui devrait également offrir suffisamment d’espace pour tous les documents
•  Scanner : il est essentiel que votre scanner dispose d’un spectre de fonctions suffisant. Lors de la sélection de votre périphérique de numérisation, tenez compte des avantages d’un périphérique haute vitesse qui peut produire des images de haute qualité. Il convient également de s’assurer que votre scanner peut gérer différents formats et épaisseurs de papier, si nécessaire

• Logiciel de GED (gestion électronique de documents) : il est recommandé d’utiliser un logiciel de GED pour gérer la transition vers l’archivage numérique. Ceux-ci permettent de classer et d’organiser les documents numérisés très rapidement

Si vous suivez ces étapes, vous profiterez bientôt des avantages de l’archivage numérique.

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