- Archivage numérique permet de stocker et conserver des documents électroniquement sur un cloud
- Accès facilité aux documents pour tous, libération d'espace physique dans les locaux de l'entreprise
- Participation à la préservation de l'environnement en réduisant l'impression de papier
- Numérisation possible de tous types de documents avec une gestion électronique adéquate et coût en ressources pour mise en place du bureau sans papier
Depuis le début du 21ème siècle, les outils et les applications numériques sont de plus en plus utilisés. S’ils prennent une place considérable dans notre quotidien, les outils numériques sont également très présents en entreprise. Toutes entreprises disposent d’informations numériques. Pour gérer des documents, les entreprises utilisent souvent des logiciels de capture et de gestion électronique de documents.
Qu’est-ce que l’archivage numérique ?
Bien qu’elles gèrent électroniquement les documents, les entreprises continuent de stocker leurs archives dans une pièce dédiée ou dans les bureaux. Les entreprises pensent que leurs documents sont en sécurité dans leur salle d’archive.
- Esselte leitzboite darchivescarton ondule 100 mm blanc lot de 10Boîte à archives Esselte, Solution d’archivage long-terme pour la protection des documents et dossiers A4, Contient jusqu’à 800 feuilles (80g/m²), Idéal pour les musées, archives, bibliothèques et les bureaux Carton ondulé et recyclé robuste pour la protection des documents, Fabriqué à partir de carton ondulé 100% recyclé, 100% recyclable, Certifié FSC Manipulation facile grâce au poids léger, Parfaitement adapté à la plupart des étagères, Rangement horizontal et vertical possible, Étiquettes à l’avant et sur le côté pour une identification rapide du contenu Assemblage facile en quelques secondes, Double rabat de fermeture pour un soutien et une protection supplémentaires du contenu Contenu : 1x Lot de 10 boîtes à archive Standard Esselte, 100 mm, Dimensions (LxHxP): 10 x 35,2 x 25 cm, Matériau(x) : Carton ondulé 100% recyclé, Couleur : Blanc, 20172
- OFFICE PRODUCTS Lot de 50 clips d’archivage, couleur : blanc/E-Clip 8 cm perforation/en plastique 100% recyclé/porte-documents/incassableOffice Products 21301113-14 Classeur à clip sans étiquette. Perforation universelle. Couleur : bleu, contenu : 50 pièces. Lot de 50 Cintre d’archives en plastique avec noyau en plastique pour regrouper des documents. Support en plastique pour classer et archiver des documents, incassable. Facile à utiliser. Pour magazines de bureau et scolaires. Distance entre les trous : 80 mm. Classement Bandes : 85 mm. Protection d’ouverture. Couleur : blanc
L’archivage numérique consiste à stocker et à conserver les documents de manière électronique, sur un cloud. Elle vise à réduire les stocks d’archives et l’impression de papier. Les documents sont plus sécurisés. En cas de cambriolage, d’inondation ou d’incendie, les papiers ne risquent pas d’être dérobés, détériorés ou détruits.
Une solution d’archivage numérique nécessite plusieurs caractéristiques, qui peuvent décourager les entreprises :
- Conversion de fichiers papier en fichiers électroniques (scan et importation)
- Indexation et classement des fichiers électroniques
- Gestion de la période de rétention et de la mise à disposition des documents
- Gestion du coffre-fort numérique (quelles sont les conditions d’accessibilité aux documents ?)
Les avantages de l’archivage numérique
La mise en place de ces processus peut parfois être longue et fastidieuse. Pourtant l’archivage numérique est une dépense payante qui permet d’accélérer le processus de travail.
Tous les documents sont accessibles facilement et par l’ensemble des personnes ayant les accès. L’archivage numérique permet de libérer de la place dans les locaux de l’entreprise.
L’archivage numérique permet également de participer à la préservation de l’environnement, grâce à la réduction de feuilles imprimées.
Avoir un bureau sans papier accélère votre processus de travail, car tous vos documents sont accessibles facilement et sans effort. De plus, le bureau gagne à la fois de l’espace précédemment désigné pour stocker des fichiers et économise de l’argent sur les frais de port. L’archivage numérique de vos documents est également une alternative écologique à l’impression de feuilles de papier sans fin, ce qui aura un impact positif sur votre entreprise dans son ensemble.
Archivage numérique : pouvez-vous vraiment tout numériser ?
Des contrats, aux factures en passant par les bons de commande et de livraison, tous les documents peuvent être facilement archivés. Grâce à une solution de gestion électronique de documents, les papiers peuvent être numérisés puis indexés rapidement, pour éviter de développer des piles de papier sur les bureaux des collaborateurs.
Grâce à l’archivage numérique, les tâches bureaucratiques sont réduites. Les collaborateurs peuvent profiter de temps supplémentaires à consacrer à leur travail.Bas du formulaire
Mise en place du bureau sans papier
Se débarrasser de tout le papier dans une entreprise n’est pas quelque chose qui peut être fait du jour au lendemain. L’achat d’un logiciel de gestion électronique de documents entraîne divers coûts supplémentaires. Si vous prévoyez de faire le changement, vous devez vous assurer que vous disposez des ressources suivantes :
- Stockage et capacité du serveur : quel que soit le type de support de stockage que vous choisissez, assurez-vous d’abord de disposer d’un espace de stockage suffisant pour tous vos documents actuels et à venir. Ceux-ci doivent tous être enregistrés dans la base de données d’un serveur local, qui devrait également offrir suffisamment d’espace pour tous les documents
- Scanner : il est essentiel que votre scanner dispose d’un spectre de fonctions suffisant. Lors de la sélection de votre périphérique de numérisation, tenez compte des avantages d’un périphérique haute vitesse qui peut produire des images de haute qualité. Il convient également de s’assurer que votre scanner peut gérer différents formats et épaisseurs de papier, si nécessaire
- Logiciel de GED (gestion électronique de documents) : il est recommandé d’utiliser un logiciel de GED pour gérer la transition vers l’archivage numérique. Ceux-ci permettent de classer et d’organiser les documents numérisés très rapidement
Si vous suivez ces étapes, vous profiterez bientôt des avantages de l’archivage numérique.
- Fellowes – Transit – Pack de 50 Clips pour archive Ecologique avec poignée de transfert – Bleu – 100 mm – Bleu – Lot de 502 clips en plastique avec tiges étendues (100 mm) Maintient les documents ensemble pour un futur archivage Fabriqué à partir de matériau 100% recyclé Lot de 50 Capacité : 680 feuilles
- Fellowes Bankers Box Boîte D’archives Heavy Duty A4+ 100mm – Pack de 8, Multicouleurs, L9.5 x H24.4 x L33cmBoîte d’archives heavy duty A4, vendues en pack de 8 boîtes Idéale pour ranger vos documents et dossiers de format A4 ou A4 Ces boîtes de rangement sont dotées de zones d’étiquetage aux extrémités et sur le dessus permettent d’identifier clairement le contenu Les boîtes d’archivages Fellowes sont fabriquées en carton 100 percent recyclé certifié FSC, 100 percent recyclable Dimensions internes : l9.5 x H24.4 x L33 cm
